企业邮箱使用规范范本
1、制定目的
为了规范公司邮箱管理，正确使用和利用邮箱普通，充分发挥企业邮箱的作用，最大限度地提高邮箱的使用率。
2、适用范围
本制度适用于xx全体员工（含分公司）。
3、权责
3.1 行政部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护；
3.2 各部门（中心）员工是负责正确使用企业邮箱；
3.3 运维工程师负责公司邮件资料的保密，保证邮箱资料更新及时准确
4、具体规定
4.1、新人培训
行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱,并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训
4.2、账号开通
密码管理：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址，比如“mail.west.cn”，输入分配的个人用户名和密码登陆邮箱，并在第一时间进行密码更改，以确保邮箱的安全性。
签名管理：在邮箱设置里，设定个人签名，使用公司统一的格式（包含：电话、传真、收集、邮箱、公司名称、公司网址、地址、logo等）
4.3、邮件收发
公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”，以便及时处理公务。
4.4、邮件撰写
4.4.1 称呼：可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意一个顺序问题。
4.4.2 确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。
4.4.3 表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、4、等标识。
4.4.4 合理使用大写、加粗、字体颜色等功能，以突出重点。
4.4.5 使用结束语。如有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼、祝商祺等。
4.5 邮箱管理
4.5.1 运维工程师根据公司对邮箱管理的安全需求、风险评估后的安全隐患提交解决方案、风险管理控制措施等；
4.5.2 及时给各部门提供邮箱各类技术支持，保证各部门工作顺利开展；
4.5.3 定期检查邮箱的使用情况，对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告，三次以上的关闭其邮箱使用权；
4.5.4 定期更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率；
4.5.5 根据公司发展的需要和要求，对邮箱设置及时做出调整；
4.5.6 定期维护和检查外部托管机器、设备，保证正常运行；
4.5.7 对邮箱的申请资料，应认真审核，确保审批正确、资料正确、申请符合性等。
5、本规定最终解释权归行政部，此前与本规定相冲突者，均以本规定为准。
6、本规定自文件发布之日起正式生效执行。
7、相关附件
附件1：企业邮箱申请单
附件2：企业邮箱签名模板
xx公司行政部
xx年xx月xx日
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